Dalam setiap penyelenggaraan event, keberhasilan tidak hanya ditentukan oleh ide kreatif atau kemegahan dekorasi, tetapi juga oleh bagaimana alur acara dijalankan. Rundown acara berfungsi sebagai blueprint yang memandu jalannya event dari awal hingga akhir. Tanpa rundown yang tersusun dengan baik, bahkan event paling spektakuler pun berisiko mengalami kekacauan.
Sebagai event organizer profesional, EventElephant memahami bahwa menyusun rundown bukan sekadar menyusun daftar waktu dan kegiatan. Ini adalah seni menyelaraskan berbagai elemen agar seluruh tim, vendor, dan peserta bergerak serempak demi satu tujuan yang sama—acara yang berjalan tepat waktu dan meninggalkan kesan positif.
1. Mulailah dengan Menentukan Durasi Acara Secara Realistis
Langkah pertama dalam menyusun rundown adalah menetapkan total durasi acara. Apakah event berlangsung dua jam, setengah hari, atau full day? Dengan memahami batas waktu yang tersedia, kamu bisa mulai memetakan waktu untuk setiap segmen acara.
Hindari membuat jadwal yang terlalu padat tanpa mempertimbangkan kebutuhan istirahat, transisi, dan potensi keterlambatan teknis. Ingat, rundown yang ideal bukan yang “penuh”, tetapi yang “seimbang” antara isi, ritme, dan fleksibilitas.
2. Prioritaskan Segmen-Segmen Utama dalam Acara
Identifikasi bagian mana dari acara yang menjadi highlight utama. Apakah itu keynote speech, pertunjukan hiburan, atau sesi networking? Berikan alokasi waktu yang cukup untuk segmen-segmen penting ini agar bisa dijalankan dengan maksimal tanpa terburu-buru.
EventElephant biasa menggunakan pendekatan milestone rundown, di mana setiap blok waktu besar memiliki sub-rundown tersendiri. Ini membantu tim untuk fokus pada satu fase acara dalam satu waktu dan menjaga fokus tetap terjaga.
3. Sisipkan Waktu Buffer untuk Antisipasi Delay
Salah satu kesalahan umum dalam menyusun rundown adalah mengasumsikan semua akan berjalan sesuai jadwal. Dalam praktiknya, keterlambatan bisa datang dari mana saja—pembicara yang datang terlambat, kendala teknis, hingga peserta yang belum sepenuhnya hadir.
Itulah mengapa kami selalu menyarankan menyisipkan waktu buffer 5–10 menit antara segmen. Buffer ini bukan hanya ruang antisipasi, tetapi juga memberi napas bagi tim produksi untuk melakukan penyesuaian tanpa membuat acara terlihat kacau.
4. Kolaborasi dengan Semua Pihak Terkait
Rundown bukan dokumen eksklusif milik event organizer, tapi harus menjadi dokumen kerja bersama semua pihak: MC, pembicara, vendor, dan teknisi. Komunikasikan jadwal dengan mereka sejak jauh hari dan pastikan setiap pihak memahami perannya dalam alur acara.
Di EventElephant, kami mengadakan technical meeting sebelum hari-H, membahas detail rundown secara menyeluruh. Ini memastikan tidak ada miskomunikasi dan semua orang memiliki ekspektasi yang sama terhadap jalannya acara.
5. Gunakan Format Rundown yang Jelas dan Terstruktur
Format rundown yang baik sebaiknya menampilkan informasi secara singkat namun jelas. Beberapa elemen penting dalam rundown meliputi: waktu mulai, durasi, nama aktivitas, pihak penanggung jawab, serta kebutuhan teknis (seperti lighting, sound, atau multimedia).
Kami menyarankan menggunakan format tabel digital yang mudah diakses dan diupdate secara real-time, seperti Google Sheets atau Notion. Ini memudahkan tim untuk melakukan revisi cepat dan menjaga semua orang tetap terinformasi.
6. Simulasikan dan Uji Jalannya Rundown
Tak cukup hanya menyusun, rundown juga harus diuji coba. Lakukan gladi resik untuk memastikan semua berjalan sesuai rencana. Simulasi ini penting untuk mengidentifikasi potensi kendala dan memberi gambaran nyata durasi tiap sesi.
Dengan simulasi yang matang, kamu bisa menyesuaikan rundown agar lebih presisi—menghindari segmen yang terasa terlalu singkat atau malah terlalu panjang.
Rundown acara adalah alat vital yang menjadi pengarah keseluruhan event. Dengan menyusun rundown secara cermat, realistis, dan fleksibel, kamu bisa memastikan bahwa setiap elemen acara berjalan sesuai waktu dan ekspektasi.
EventElephant selalu menempatkan perencanaan rundown sebagai prioritas dalam setiap proyek kami. Karena bagi kami, keberhasilan acara bukan hanya soal ide besar, tapi juga soal detail kecil yang terencana dengan baik.